SøgKontakt os
Denne privatlivspolitik er rettet mod dig som kunde hos Convene og har til formål at informere om, hvilke personoplysninger vi indsamler, og hvordan vi beskytter dit privatliv.
Senest opdateret: 31.03.2025
Personoplysninger defineres som information, der kan identificere dig som person – f.eks. et identifikationsnummer, e-mailadresse, adresse, telefonnummer eller en kombination heraf.
Convene er en af Nordens førende leverandører af selvbetjeningsløsninger til betaling og administration. Vi er dataansvarlige for de personoplysninger, vi indsamler fra dig som kunde. Det betyder, at vi fastsætter formålet med behandlingen og hvordan den udføres.
Kontaktoplysninger på dataansvarlig:
Convene ApS
Postboks 4005
Banegårdspladsen 1 A
8000 Aarhus C
CVR-nr: 37468266
E-mail: privacy@convenegroup.com
Behandlingen af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR) og databeskyttelsesloven. Ifølge reglerne kræves et gyldigt behandlingsgrundlag, som er defineret i GDPR artikel 6.
Hos Convene behandler vi dine oplysninger på følgende grundlag:
GDPR artikel 6, stk. 1, litra b – når behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale, som du er part i. Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde vores kontraktlige forpligtelser
GDPR artikel 6, stk. 1, litra f – når behandlingen er nødvendig for at varetage en legitim interesse.
F.eks. i forbindelse med logning af kundekommunikation og support, hvor dokumentation er nødvendig for korrekt sagsbehandling.
GDPR artikel 6, stk. 1, litra a – når du har givet samtykke til, at vi må behandle dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.
Samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage.
Vi indsamler personoplysninger for at kunne levere vores ydelser, administrere kundeforholdet og opfylde aftaler.
Oplysningerne kommer f.eks. fra:
Vi behandler ikke følsomme oplysninger.
De oplysninger, vi indsamler, kan inkludere:
Her er nogle situationer, hvor vi behandler dine data:
Kontraktstyring
I forbindelse med dit kundeforhold behandler vi kontakt-, virksomheds- og faktureringsoplysninger. Vi indhenter også opdateringer på virksomhedens CVR-nummer. Er flere personer tilknyttet samme aftale, behandles også deres oplysninger.
Kundesupport
Henvendelser til vores support logges i et CRM-system. Loggen indeholder navn, henvendelsens indhold og eventuelle oplysninger du selv har angivet. Al e-mailkommunikation gemmes, så vi kan hjælpe dig og dokumentere forløbet.
Optagelse og lagring af opkald
Vi kan optage opkald til vores supportafdeling for at kvalitetssikre servicen. Du bliver informeret om optagelsen og har mulighed for at fravælge det. Optagelserne gemmes i tre måneder og tilgås kun ved nødvendighed og med begrundelse.
Hjemmeside
Når du bruger vores hjemmesider, indsamler vi data om f.eks. browser, enhed, IP-adresse og geografisk placering. Disse oplysninger identificerer ikke dig personligt og bruges kun i anonymiseret form. Se vores cookiepolitik på convene.dk.
Nyhedsbreve og e-mails
Hvis du tilmelder dig nyhedsbreve, giver du samtykke til, at vi må sende dig information om vores løsninger, nyheder og arrangementer. Vi indsamler statistik om åbninger og klik for at forbedre kommunikationen. Du kan til enhver tid framelde dig via link i e-mailen.
Kundeportal
For at logge ind skal du bruge brugernavn og adgangskode. Din e-mailadresse og CPR-nummer anvendes ved oprettelse. Portalen behandler dine kontaktoplysninger. For at øge sikkerheden bruger vi totrinsbekræftelse via SMS, når du logger ind.
Oplysninger om kunders kunder (debitorer)
I forbindelse med Convenes administration af betalinger til kunder anvender Convene sit datterselskab Convene Collection for fordringshåndtering før inkasso og deres samarbejdspartner Alektum for krav som går til inkasso. Convene Collection og Alektum er inkassoselskaber, der er underlagt reglerne om inkassovirksomhed, og herudover også følger databeskyttelsesreglerne. Nærmere oplysning om selskabernes behandling af persondata (debitorer) kan for Convene Collection ses her og Alektum sin her.
Kun medarbejdere, der har behov for det for at løse en opgave, får adgang. Alle medarbejdere er underlagt tavshedspligt.
Vi deler som udgangspunkt ikke dine oplysninger med tredjeparter. Hvis vi bruger samarbejdspartnere eller underleverandører (f.eks. til datasystemer eller kommunikation), sker det under databehandleraftaler og kun til aftalte formål.
Som underleverandør til Convene behandler Convene Collection og Alektum debitorers persondata i forbindelse med fakturering og inddrivelse af fordringer. Disse underleverandører har i den forbindelse adgang til betalingshistorik og betalingsaftaler samt telefonkorrespondance og email korrespondance m.m. – men aldrig til patientjournaler. Hvis der bliver behandlet følsomme persondata, vil det kun forekomme hvis der findes et klart specificeret formål til at anvende disse data; dette vil være reguleret af persondataloven, databehandleraftale og nærmere oplysninger herom fremgår af selskabernes databeskyttelsespolitik.
Vi beskytter dine oplysninger i overensstemmelse med GDPR og dansk lovgivning. Oplysninger sikres ud fra principperne om fortrolighed, integritet og tilgængelighed.
Data, der ikke længere er nødvendige, bliver slettet. Oplysninger til statistik anonymiseres eller pseudonymiseres.
Vi anvender ikke automatiseret behandling eller profilering.
Ret til indsigt og berigtigelse
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi har registreret om dig, og hvor de kommer fra. Hvis oplysningerne er forkerte eller irrelevante, har du ret til at få dem rettet eller slettet. Giv os gerne besked, hvis du opdager fejl.
Hvordan ændrer jeg eller klager over brugen af mine oplysninger?
Du kan gøre indsigelse, hvis du mener, vi ikke har lovgrundlag til at behandle dine data. Vi kan dog fortsætte behandlingen, hvis vi har tungtvejende legitime grunde.
Er du utilfreds med vores behandling, kan du klage til Datatilsynet. Læs mere om klageproceduren på datatilsynet.dk.
78 79 52 71
Eller via vores kontaktformular.
Denne privatlivspolitik opdateres løbende. Den nyeste version vil altid være tilgængelig på convene.dk.